Företag som redovisar enligt K3 har en ökad risk för felaktig redovisning om de väntar till sista minuten med att se över sina leasingavtal. För att optimera redovisningseffektiviteten bör företag kontinuerligt granska och uppdatera sina leasingavtal regelbundet under året, istället för att vänta tills bokslutet. Genom att göra detta undviker man potentiella fel i rapporteringen som kan leda till problem senare.
Richard Nilsson, grundare av Leasify, förklarar att finansiella leasingavtal innebär att det finns en skuldsida som minskar genom amortering och en tillgångssida som minskar genom avskrivningar. Detta resulterar i en temporär skillnad som behöver redovisas som resultat i leasingen, och på detta resultat läggs sedan skatt. Att hålla koll på alla dessa poster kan vara en utmaning för företag och deras redovisningsteam.
Svårhanterligt kalkylark
Om ett leasingavtal exempelvis avslutas i förtid eller förlängs kan redovisningen bli ännu mer komplex. Företaget kan då behöva hantera fler poster och det kan resultera i ett stort och svårhanterligt kalkylblad. Detta kan göra det utmanande att sammanställa all information till en korrekt årsrapport.
– För att hantera ett leasingavtal korrekt måste företaget göra en månatlig beräkning av leasingavgifterna, räntan och amorteringen. Detta innebär att det krävs minst 20 olika beräkningar per leasingavtal varje månad. Eftersom många företag har hundratals olika leasingavtal att hantera kan det bli en tidskrävande uppgift att säkerställa korrekt redovisning.
Uppdatera kontinuerligt
För att undvika felaktig K3-redovisning är det viktigt att ha ett kalkylblad per leasingavtal som alltid uppdateras vid förändringar. Genom att ha uppdaterad och korrekt information kan man säkerställa att den finansiella rapporteringen är rätt.
Richard Nilsson betonar vikten av att göra korrigeringar kontinuerligt i varje leasingavtal. Genom att ha en fil där alla siffror slås samman kan man se till att redovisningen blir korrekt. Detta enkla steg kan hjälpa företag att optimera sin redovisningsprocess och säkerställa att de har korrekt information.
– Även om man har byggt upp en fil för att hantera leasingavtal så kan filen fortfarande vara känslig. Det finns inte alltid inbyggda automatiska kontroller som kan varna för obalanser och därför måste man fortfarande ha en viss försiktighet när man arbetar med filen. Så om man har byggt upp en professionell kalkylblad kan det fortfarande kräva tid och resurser för att hantera leasingavtal och säkerställa korrekt redovisning.
