Sedan införandet av IFRS 16-standard år 2019 måste alla bolag som följer det internationella regelverket redovisa leasingavtal som tillgångar eller skulder i sin balansräkning. Detta innebär en betydande utmaning för företag, då de behöver inkludera alla typer av leasingavtal i sin finansiella rapportering. Implementeringen av IFRS 16 kan kräva betydande ansträngning och resurser från företagen för att säkerställa korrekt rapportering av leasingavtal.
Företag upplever ofta utmaningar när de ska följa IFRS 16-standarden, främst på grund av dess komplexitet. Implementeringen av standarden kan medföra att leasingavtal orsakar tillfälliga skillnader mellan tillgångar och skulder under leasingperioden. Detta kan leda till en stor mängd poster som företagen behöver hålla reda på i varje leasingavtal. Richard Nilsson, grundare av techbolaget Leasify, förklarar att antalet poster kan vara svårt att hantera och innebära en utmaning för företag.
Stora följdfel
En faktor som kan göra IFRS 16-rapporteringen särskilt krånglig är om leasingavtalet förändras under leasingperioden. Om avtalet exempelvis ska förlängas, indexeras, löper ut eller avslutas tidigare än planerat, kan det medföra ytterligare utmaningar för företaget. Eftersom leasingavtal är komplexa och involverar en rad olika faktorer, kan det vara svårt att hantera förändringar i avtalet på ett korrekt och effektivt sätt. Det är viktigt för företag att ha rätt processer och system på plats för att säkerställa att alla förändringar i leasingavtal hanteras korrekt och i enlighet med IFRS 16-standarden.
Många företag hanterar sina leasingavtal i kalkylark utan att flagga för förändringar. Detta kan resultera i att någon behöver manuellt uppdatera kalkylarket för att spegla eventuella förändringar, vilket är både tidskrävande och ökar risken för fel. En felaktig siffra i kalkylarket kan ha stora följdfel i redovisningen. Richard Nilsson förklarar att det oftast bara är en person som har koll på kalkylarket. Om den personen är frånvarande eller slutar kan företaget plötsligt stå utan översikt över sina leasingavtal, vilket kan medföra allvarliga konsekvenser. För att undvika denna typ av risker är det viktigt för företag att ha rätt processer och system på plats för att hantera leasingavtal enligt IFRS 16-standarden.
Glömmer att säga upp avtal
Att inte hålla koll på leasingavtal kan bli kostsamt för företag. Det är vanligt att företag glömmer att säga upp leasingavtal som sedan förlängs automatiskt.
Att missa deadlines för uppsägning av leasingavtal kan bli kostsamt för företag. Ett exempel på detta är om företaget missar deadline för uppsägning av hyresavtal för kontorslokaler som enligt avtalet måste sägas upp ett år i förväg. Företaget kan då tvingas betala för lokaler som inte längre behövs under flera år, vilket kan bli en betydande kostnad.
– Många företag tror att de har kontroll över sina leasingavtal och dess uppsägningstider, men detta är inte alltid fallet. Utan ett effektivt avtalssystem kan det vara svårt att ha full överblick och kontroll över alla leasingavtal. Detta kan resultera i att företaget har kvar avtal som de egentligen skulle sagt upp, vilket kan bli mycket dyrt. Företag tenderar ofta att se varor och personal som de största kostnaderna, men det är viktigt att inte glömma bort att avtalsadministrationen också kan vara en betydande kostnad för företag.
Svårt att besvara revisorernas frågor
Eftersom de flesta företag har andra prioriteringar än IFRS 16-redovisning blir det ofta gjort i sista stund. Detta kan leda till onödiga fel i redovisningen, och också innebära att företagen spenderar mycket tid tillsammans med sina revisorer. Denna tid skulle kunnat användas mer effektivt för andra uppgifter.
– Om företag inte har full överblick över sina leasingavtal och detaljerna i dessa kan det vara svårt att besvara revisorernas frågor. För att undvika onödiga förseningar och problem under revisionen är det viktigt att dokumentera leasingavtalen på ett korrekt sätt.
För att effektivt hantera leasingavtal enligt IFRS 16-standarden är det viktigt att ha en strukturerad dokumentation av avtalen. Detta säkerställer att företaget inte missar viktiga deadlines, som exempelvis sista dagen för uppsägning av ett avtal.
En viktig del av att hantera leasingavtal enligt IFRS 16-standarden är att lägga in nya avtal direkt när de skrivs. Det är också viktigt att i god tid omvärdera avtalen i redovisningen om det finns planer på att förlänga dem eller om det uppstår andra förändringar under avtalets gång. Enligt Richard Nilsson är det viktigt att dokumentera leasingavtalen kontinuerligt för att säkerställa korrekt redovisning. Detta kan vara en utmaning och tidskrävande om det görs manuellt i ett kalkylark. Därför rekommenderar han att använda sig av ett effektivt och automatiserat system för att hantera leasingavtal och minimera risken för felaktigheter och missade deadlines.
Vill ni automatisera er IFRS 16-redovisning? Leasify webbaserade SaaS-tjänst gör IFRS 16-rapporteringen enkel, effektiv och smart.
