Avoki

När Avoki, en etablerad IT-leverantör i Norden, insåg att deras manuella hantering av leasing- och hyresavtal i Excel blev alltmer tidskrävande och svår att överblicka, växte behovet av en mer strukturerad lösning fram. Leasify blev svaret. I denna intervju berättar Maria Persson, Group Financial Controller på Avoki, om hur Leasify har förenklat deras IFRS 16-redovisning, effektiviserat deras arbetsflöden och hjälpt dem spara tid och resurser i det dagliga arbetet.

Kan du berätta lite kortfattat om Avoki?
– Avoki är en ledande IT-leverantör som har varit verksam sedan 1993. Vi erbjuder lösningar och konsulttjänster inom hybrid arbetsplats, säkerhet och nätverk, cloud och hosting, mötesteknik samt innovation och AI. Avoki ägs av Nalka Invest AB, och under 2023 omsatte vi 1,100 MSEK. Vi har tolv kontor i Sverige, Norge och Finland.

Du har ju arbetat med redovisningen på Avoki sedan 2017. Hur hanterade du era leasing- och hyresavtal innan Leasify, och vilka utmaningar stötte du på? 
– Jag hanterade alla leasing- och hyresavtal manuellt i Excel. För våra bilavtal innebar det att jag behövde samla in underlagen från våra leasinggivare. Underlagen och sammanställningarna var till hjälp, men jag fick ändå lägga ner tid på att gå igenom varje bilavtal och skapa bokföringsorder. Dessutom behövde jag manuellt ta reda på vad som var långsiktigt och vad som var kortsiktigt, samt genomföra avskrivningar. 

– När det kom till hyresavtalen och andra tillgångar använde jag en äldre Excel-mall. Många viktiga delar, som uppskjuten skatt, saknades i mallen. Jag hade inte heller några bra specifikationer för vad som var aktuellt, tillkommit eller avslutat, vilket gjorde det tungrott att få fram all information för bokföringen. 

Hur länge har du använt dig av Leasify? 
– Tjänsten implementerades i augusti 2023, men jag började använda den fullt ut först inför årsbokslutet. Så den har varit i drift i nästan ett år. 

Har du sett några förbättringar i din IFRS 16-rapportering? 
– Absolut, vi har fått mer korrekta avstämningar överlag. Särskilt har vi nu mycket bättre kontroll över skuldkontona och deras rörelser under året, inklusive valutajusteringar. Jag kan enkelt specificera skuldkonton och visa hur skulden byggs upp, vilket förenklar arbetet vid årsbokslut. Det har också blivit smidigare att skilja nya avtal från amorteringsdelarna i skuldkontona. 

Vad tycker du är de mest tidskrävande detaljerna kring IFRS 16-redovisningen? 
–  Att samla in rätt underlag från verksamheten enligt regelverket. Att stämma av och specificera alla detaljer i avstämningarna tog tidigare mycket tid, men tack vare Leasifys avstämningsrapporter har det blivit betydligt enklare. Idag känns arbetet med IFRS 16 inte alls lika tungt – allt går smidigare och vi sparar tid.

Hur har vår tjänst hjälpt dig att spara tid och resurser? 
– Att lägga in ett nytt hyresavtal går snabbt när parametrarna är på plats. Nyligen lade jag in ett avtal för ett nyförvärvat företag och kunde direkt få fram allt för en säker beräkning. När avtalet väl är inlagt har jag full kontroll över var allt finns och vilket bolag som ansvarar för det – vilket sparar enormt mycket tid. Underlaget för november är redan klart, och jag behöver bara lägga till det i bokföringen. Det bästa är att få bokföringsunderlag snabbare och med bättre kontroll.

Vad skulle du säga är den största skillnaden i ditt arbetsflöde nu? 
– Nu är allt automatiserat – gör du grundarbetet ordentligt tar tjänsten hand om resten. Jag har nu uppdaterade indexjusteringar och påminnelser om när avtal kan sägas upp. Tidigare behövde jag samla in avtal, omräkna och skapa bokföringsorder manuellt. Det har blivit en stor tidsbesparing.

Har du upplevt några oväntade fördelar? 
– Forecast-modulen har varit ett oväntat plus, särskilt nu när vi förbereder för budgetarbetet. Vi lade till modulen i efterhand, men redan från början såg jag att forecast-modulen kunde bli värdefull. Jag får ofta frågor om hur leasingskulden förväntas utvecklas, och nu har jag ett verktyg som gör det enkelt att ta fram dessa prognoser.

Vad tycker du om vår support och tillgänglighet? Hur känner du dig bemött? 
– Varje gång jag varit i kontakt med er har det fungerat bra. Till exempel hade jag lite problem med ett avtal som jag skulle lägga in häromdagen och kontaktade supporten. Jag tänkte att så länge jag får svar inom ett dygn är jag nöjd, men redan på eftermiddagen fick jag ett svar. Det uppskattar jag verkligen. Det är också skönt att få en bekräftelse som “vi tittar på det” eller “vi återkommer då” – för då vet jag att ärendet är under uppsikt. Den här typen av återkoppling har jag alltid fått, och det känns tryggt.

Vad skulle du säga till potentiellt nya kunder till Leasify? 
– I implementeringsfasen är det viktigt att lägga tid på att samla in alla leasingavtal, inklusive grundavtalen. Ta fram själva avtalen, inte bara fakturor. När vi var i implementeringsfasen hade jag till en början bara tagit fram tidigare fakturor för bilar, vilket fungerade till viss del, eftersom vår leasinggivare skickar sammanställningar. Men för andra leasingavtal är grundavtalen ännu viktigare, eftersom de ger en komplett bild av vad som faktiskt står i avtalet och vad som faktiskt har avtalats. Lägg tid på att få fram alla avtal – det är ett steg som kommer att göra skillnad i längden.

Någonting annat som du skulle vilja tillägga? 
– Jag skulle verkligen rekommendera Leasify. Det känns mycket tryggare och smidigare än att sitta fast med Excelark. Även om man är ett mindre företag är det väl värt investeringen för att få bättre kontroll. För min egen del har det verkligen underlättat vardagen. Till exempel, även om jag bokför i lokal valuta, kan jag enkelt göra en valutakonvertering och få fram en konsoliderad rapport. Det är skönt att ha den funktionen som en del av rapporteringen och veta att allt är samlat på ett ställe, avslutar hon.

Maria Persson, Group Financial Controller på Avoki.