Alla bolag som följer det internationella regelverket IFRS måste redovisa enligt leasingstandarden IFRS 16, som infördes år 2019. Det betyder att företagen behöver ta upp alla typer av leasingavtal i balansräkningen som tillgångar eller skulder, vilket medför en hel del utmaningar.
– Det är främst komplexiteten i IFRS 16 som orsakar krångel för bolagen. Under leasingavtalets gång uppstår en temporär skillnad mellan tillgångssidan och skuldsidan. Mellanskillnaden blir ett tillfälligt resultat av leasingen som rör sig under avtalets gång, därför blir det många poster att hålla reda på i ett avtal, förklarar Richard Nilsson, grundare av techbolaget Leasify.
Stora följdfel
Det som kan göra IFRS 16-rapporteringen riktigt krånglig är om det sker förändringar under avtalets gång. Exempelvis om avtalet ska indexeras, förlängas, löper ut eller ska avslutas tidigare än det är tänkt.
– Många företag hanterar sina leasingavtal i ett kalkylark, men det flaggar inte för förändringar. Det betyder att någon hela tiden måste sitta och uppdatera kalkylarket så att tillgången och skulden fortsätter att spegla verkligheten. Det är inte bara tidskrävande utan ökar också risken för att fel byggs in. En liten felaktig siffra kan få stora följdfel i redovisningen, säger Richard Nilsson och tillägger:
– Det är ofta bara en person på bolaget som har koll på kalkylarket – och om den personen är frånvarande under en period eller slutar har företaget plötsligt ingen översikt över sina leasingavtal.
Glömmer att säga upp avtal
Att inte hålla koll på sina leasingavtal kan bli kostsamt. Det är vanligt att företag glömmer bort att säga upp avtal som sedan förlängs automatiskt.
– Tänk er att ni exempelvis missar deadline för uppsägning av ett hyresavtal för kontorslokaler som ni enligt villkoren måste säga upp ett år innan det löper ut. Då kan det kännas riktigt surt att i flera år betala för lokaler som ni inte behöver, säger Richard Nilsson och fortsätter:
– Det är många företag som tror att de har kontroll på deras avtals uppsägningstider. Men om ni inte har ett bra avtalssystem för den kontrollen är det omöjligt. Det blir väldigt dyrt att misslyckas genom att ha kvar avtal som ni egentligen skulle sagt upp. Många gånger ser företag varor och personal som de stora kostnaderna i bolaget, och tänker inte på att det även driver kostnader att inte ha koll på sina avtal.
Svårt att besvara revisorernas frågor
Eftersom de flesta företag prioriterar annat framför sin IFRS 16-redovisning görs den ofta i sista stund. Det orsakar inte bara onödiga fel utan betyder också att många företag tillbringar mycket tid tillsammans med sina revisorer. Tid som de egentligen skulle kunna ha lagt på något annat.
– Om ni inte har koll på era avtal och siffror ner på detaljnivå kan det vara svårt att besvara revisorernas frågor. Därför har ni mycket att vinna på att dokumentera leasingavtalen på ett korrekt sätt.
Enligt Richard Nilsson bör alla ha en struktur för dokumentationen av leasingavtal som säkerställer att viktiga deadlines inte glöms bort, exempelvis sista dagen för uppsägning av ett avtal.
– Se alltid till att lägga in nya avtal direkt när ni skriver dem. Det är även viktigt att i god tid omvärdera avtalen i redovisningen om ni till exempel ska förlänga dem. Framförallt är det viktigt att dokumentationen av avtalen görs kontinuerligt, vilket tyvärr kan vara både utmanande och tidskrävande om det görs manuellt i ett kalkylark.
Vill ni automatisera er IFRS 16-redovisning? Leasify webbaserade SaaS-tjänst gör IFRS 16-rapporteringen enkel, effektiv och smart.