Alla större svenska bolag ska tillämpa K3, med undantag för noterade företag som rapporterar enligt IFRS. Företag som redovisar enligt K3 behöver inte ta upp operationella leasingavtal som tillgång i sin balansräkning, utan enbart de finansiella. De operationella leasingavtalen ska istället tas upp som not i årsredovisningen.
– Om man tecknar ett operationellt leasingavtal betalar man hyra för att nyttja objektet, exempelvis IT-utrustning, under en avtalad tid. Fördelen av att i det här fallet äga kontoret tillfaller alltså leasingbolaget. När det gäller finansiell leasing leasar man tillgången, till exempel en bil, under en bestämd avtalslängd, och med ett bestämt restvärde. Om det handlar om leasing av bilar är det vanligt att man säljer bilen efter avtalets slutdatum, förklarar Richard Nilsson, grundare av Leasify.
Största utmaningen med K3
Enligt Richard Nilsson kan det ibland uppstå frågetecken kring om ett leasingavtal ska klassas som operationellt eller finansiellt, men han menar att den största utmaningen med K3 är att redovisa alla förändringar som sker under avtalets gång.
– Om ett leasingavtal ska förlängas, avslutas eller löper ut blir det mycket att hålla reda på för ett företag, speciellt om man hanterar många avtal manuellt i ett kalkylark. Trots att ett K3-bolag behöver ha extra koll på sina finansiella leasingavtal kan även de operationella avtalen skapa utmaningar för företagen. Exempelvis behöver man ha koll på sina hyresavtal och när det sker en indexering för att kunna redovisa en korrekt not – annars kommer inte beräkningarna för framtida betalningar att stämma.
Risken är stor att redovisningen blir felaktig
Det som ofta gör K3-redovisningen ännu omständigare är om man väntar till bokslutet med att se över sina leasingavtal
– Problemet är att man då måste gå igenom vad som har hänt i alla avtal under året. Det kanske går om man har en handfull avtal, men det blir väldigt omständigt att redovisa alla förändringar om man har tiotals eller kanske hundratals avtal. Risken är stor att fel uppstår i redovisningen, förklarar Daniel Wihlborg, säljchef på Leasify.
– Lösningen är att göra dokumentationen av avtalen kontinuerligt under året. Det vill säga att lägga in nya avtal när ni skriver dem, omvärdera avtal som ska förlängas, uppdatera avtal som får nya avgifter eller villkor, och utrangera avtal som ska avslutas. Men tyvärr är det ofta en utmaning när avtalen hanteras i ett kalkylark, tillägger Richard Nilsson.