Nivika

Lina Nilsson, koncerncontroller på Nivika Fastigheter, har sett företaget växa från cirka 40 till över 120 bolag och samtidigt upplevt hur kraven på leasingredovisningen har ökat. Här berättar hon om varför Nivika valde Leasify för att strukturera sin IFRS 16-redovisning och hur lösningen har underlättat deras arbete i takt med verksamhetens tillväxt.

Nivika är ett småländskt fastighetsbolag som fokuserar på att långsiktigt äga, förvalta och utveckla högavkastande fastigheter. Med verksamhet i orter som erbjuder goda tillväxtmöjligheter och stabila hyresmarknader är målet att skapa lönsam och hållbar värdetillväxt över tid.

Med en fastighetsportfölj värd drygt 11 miljarder kronor och verksamheter i Jönköping, Värnamo, Växjö och längs Västkusten insåg Nivika att Excel inte längre räckte till för deras leasingredovisning. Det blev tydligt att en ny lösning behövdes för att skapa struktur och effektivitet i redovisningsarbetet.

Efter att ha utvärderat olika alternativ och fått rekommendationer från en annan leverantör stod det klart att Leasify kunde möta Nivikas behov på ett sätt som andra aktörer inte kunde.

– Under en demo fick vi en tydlig bild av hur Leasify fungerar, och det stod snabbt klart att tjänsten kunde kombinera enkelhet och användarvänlighet, berättar Lina.

Utmaningar med tidigare arbetssätt

För fem år sedan, när Lina började på Nivika, hanterade företaget omkring 40 bolag. Idag har verksamheten vuxit till över 120 bolag, vilket har gjort leasingredovisningen allt mer komplex. Tidigare hanterades allt i Excel, med separata filer för operationell billeasing, finansiell billeasing, tomträtt och inventarier.

– När det gällde billeasingen hade vi den uppdelad i två olika delar, vilket gjorde att jag ofta var beroende av kollegor för att få fram visst underlag som jag själv inte hade tillgång till. Det var inte självklart att vi skulle sätta oss ner tillsammans och gå igenom allt, eftersom ansvaret för olika avtal var spritt på flera personer, säger Lina.

Att arbeta i Excel-filerna innebar att varje fil behövde uppdateras individuellt och ibland sammanställas manuellt i en övergripande fil. Vissa filer, som inventarier, var dessutom gamla Excel-filer som gått i arv från person till person, och till slut hamnade hos Lina, som menar att:

– Man fortsatte helt enkelt i gamla fotspår. Även om jag ärligt talat tycker väldigt mycket om Excel och gärna skulle ha fortsatt att samla allt där, så insåg vi att det inte längre räckte, och valet blev enkelt – ett system gör det bättre.

Alla avtal på ett ställe – enklare och effektivare

Med Leasify har Nivika fått ett verktyg som samlar all leasinginformation på ett och samma ställe. Den tidigare tidskrävande hanteringen av spridda filer är nu ersatt av en lösning som skapar överblick och trygghet i redovisningen.

– Nu har vi alla avtal samlade i ett system, vilket gör det mycket enklare att hålla ordning och arbeta effektivt, förklarar Lina.

Så fungerar IFRS 16-redovisningen idag

En stor förändring märks i rapporteringen, som tidigare krävde flera manuella steg och innebar risk för misstag. Med Leasify är processen nu både snabbare och säkrare.

– Att ta fram IFRS 16-rapporter är inte längre en stor grej. Allt jag behöver är förberett, och jag ser direkt om något inte stämmer. Med en knapptryckning har jag rapporten klar. Det sparar både tid och energi, säger Lina.

Automatiska påminnelser och pålitlig support

Leasify har också underlättat uppföljningen av avtal. Genom automatiska påminnelser slipper Lina och hennes kollegor oroa sig för att missa viktiga åtgärder eller deadlines.

– Att få påminnelser direkt i inkorgen gör att vi alltid har koll. Det sparar inte bara tid utan också pengar, särskilt när verksamheten växer så snabbt som vår.

En annan fördel som Lina uppskattar är supporten:

– Problem dyker oftast upp när det är som mest stressigt. Då betyder det mycket att få snabb och tydlig hjälp. Det gör verkligen skillnad.

– Vi rekommenderar verkligen Leasify. Vi använder det för att ta fram rapporter till vår IFRS 16-redovisning, och Leasify ger oss exakt det vi behöver – alla detaljer och underlag till bokföringen snabbt och enkelt, avslutar Lina.