Så effektiviserar du din avtalsuppföljning med kostnadsfördelningar

Att hålla koll på företagets avtal och kostnadsfördelning kan vara en utmaning, särskilt om avtalen påverkar flera avdelningar eller verksamhetsområden. Med kostnadsfördelningar i Leasify får du en tydlig struktur och kan enkelt organisera, analysera och rapportera kostnader på ett smidigt sätt. I den här artikeln går vi igenom hur du kan använda kostnadsfördelningar för att få bättre överblick och kontroll över företagets avtal – och hur det kan spara både tid och pengar.

Vad är en kostnadsfördelning?

En kostnadsfördelning gör det möjligt att dela upp avtal utifrån hur kostnaderna ska fördelas inom organisationen. Genom att använda olika indelningar kan du se exakt vilka avdelningar, projekt eller verksamhetsgrenar som belastas av olika kostnader. 

 
I Leasify kan du dela in avtalen i fem olika kategorier:

• Kostnadsställe: En identifierare kopplad till ett unikt ID-nummer. 

• Avdelning: En uppdelning som ofta motsvarar olika bolag eller enheter. 

• Dimension 1: En anpassningsbar gruppering, exempelvis en viss verksamhetsgren. 

• Dimension 2: Ytterligare en nivå för att dela upp kostnaderna. 

• Dimension 3: En tredje indelning för mer detaljerad rapportering. 

 
Fördelen? Du kan fritt kombinera och procentuellt fördela kostnaderna mellan dessa kategorier, vilket gör det möjligt att anpassa systemet efter ditt företags unika behov. 

Hur fungerar kostnadsfördelning i praktiken? 

När du skapar ett avtal i Leasify kan du koppla det till en eller flera kostnadsfördelningar. Låt oss ta ett exempel, ett företag har ingått ett leasingavtal och vill dela upp kostnaden på två olika avdelningar:  

• 60% av kostnaden ska belasta Kostnadsställe K10 och Avdelning "Testbolaget", med Dimension 1: "Lager33". 

• 40% av kostnaden ska belasta Kostnadsställe K11 och Avdelning "Yttre bolaget", med Dimension 2: "Inhouse A". 
  

Hur påverkar detta rapporteringen? 

När företaget sedan tar ut en rapport kommer avtalet att redovisas som två separata rader – en för varje kostnadsindelning. Beräkningarna i rapporten tar hänsyn till den angivna procentfördelningen, vilket innebär att:

• Kostnaderna fördelas korrekt mellan olika delar av organisationen. 

• Filtrering och uppföljning blir enklare eftersom avtalen kan ses utifrån relevanta indelningar. 

• Rapporterna blir mer detaljerade och användbara för ekonomisk analys och beslutsfattande. 
  
  

Så administrerar du kostnadsfördelningar i Leasify 

För att få full kontroll över kostnadsfördelningarna är det viktigt att veta var de administreras:

• Du kan lägga till och justera indelningar under pågående avtalsinmatning. 

• Dimension 1, 2 och 3 är anpassningsbara – använd dem som passar bäst för din verksamhet. 

• Kostnadsställen, avdelningar och dimensioner administreras under "Redovisningsinställningar" av företagets administratör.  

Genom att sätta upp en tydlig struktur för kostnadsfördelning kan ditt företag effektivisera sin avtalsuppföljning och få bättre insikter i hur resurserna fördelas.

Därför bör du använda kostnadsfördelningar i Leasify

• Ger en strukturerad och tydlig uppdelning av avtalens kostnader. 

• Möjliggör smidig filtrering och detaljerad rapportering. 

• Gör det enklare att analysera och optimera företagets ekonomi. 

 
Vill du veta mer om hur Leasify kan hjälpa dig att hantera avtal och kostnader på ett smartare sätt? Kontakta oss för en genomgång!