Ett företag som hanterar tiotals, hundratals eller kanske tusentals leasingavtal i ett kalkylark har ofta svårt att hålla sig uppdaterade om hur avtalen ser ut. Men för att kunna redovisa enligt IFRS 16 krävs det att man har koll på alla sina avtal.
– Företag som inte har koll på sina leasingavtal och siffror ner på detaljnivå har många gånger svårt att besvara revisorernas frågor, vilket betyder att de behöver ägna mycket mer tid till IFRS 16-redovisningen än de skulle vilja, säger Richard Nilsson, som är grundare av techbolaget Leasify.
Stora konsekvenser
Enligt Daniel Wihlborg, säljchef på Leasify, är det möjligt att bygga ett kalkylark för sina leasingavtal som är korrekt. Men på grund av den mänskliga faktorn brukar det ändå uppstå mindre fel – som kan få stora konsekvenser.
– Om det blir ett manuellt fel i beräkningarna i det kalkylark ni använder kan det resultera i att ni redovisar mycket större summor än vad ni borde. Tänk er till exempel att ni har en bilflotta med cirka 50 bilar som i snitt kostar 200 000 kronor styck. Eftersom leasingskulden landar på ungefär 10 miljoner kronor kan det uppstå riktigt stora fel om den inte är rätt beräknad, förklarar han.
Dyrt att missa deadline
Det är inte bara felaktiga siffror som kan driva stora kostnader för företag. Att inte ha koll på deadline för uppsägning av avtalen kan också bli dyrt.
– Trots att det vanligaste är att företag missar deadline för mindre leasingavtal, exempelvis för kaffemaskiner, händer det även att man glömmer bort större avtal, säger Richard Nilsson.
Om ni till exempel leasar utrustning till bolaget under 48 månader och initialt betalar en uppstartshyra mellan leveransdatum och startdatum i två månader ökar det räntekostnaden med 2 procent. Missar ni att säga upp avtalet i tid och åker på förlängning i 12 månader ökar räntekostnaden med hela 10 procent. Ett objekt på en halv miljon kronor blir då cirka 160 000 kronor dyrare.
– Det kan alltså handla om väldigt mycket pengar, vilket kanske är ännu viktigare att tänka på i dessa tider då det gäller att hålla nere kostnaderna, avslutar Richard Nilsson.