Strategier för avtalsförlängningar

Att redovisa leasingavtal enligt IFRS 16 innebär vissa utmaningar, särskilt planeringen av avtalsförlängningar av lokalhyror. Nyckeln till en korrekt finansiell rapportering ligger i att från början göra realistiska prognoser om hur länge exempelvis en lokal kommer att användas. 

Att hantera lokalhyror enligt IFRS 16 kräver noggrann planering och framförhållning – särskilt när det gäller avtalsförlängningar. När ett nytt lokalavtal upprättas är det viktigt att redan från början göra realistiska bedömningar av hur länge lokalen kommer att användas. Detta innebär att man ofta planerar för en användningsperiod som sträcker sig bortom den initialt avtalade tiden för att på så sätt kunna anpassa sig till företagets växande behov och framtida utveckling.

För att illustrera med ett exempel, låt oss anta att ett leasingavtal för en lokal initialt löper över 36 månader. I praktiken kan detta avtal hanteras som om det vore ett 72 månaders avtal, som är baserad på en realistisk förväntan om hur länge lokalen faktiskt kommer att användas. Detta möjliggör en mer korrekt IFRS 16-redovisning av leasingförpliktelser och tillgångar.

Låt inte avtalet närma sig sitt legala slut
Medan leasingavtalet löper, och både tillgången och skulden gradvis minskas genom avskrivningar och amorteringar, leder detta oss till den viktiga frågan: När är det dags att göra en ny bedömning av avtalet?

Enligt Richard Nilsson, IFRS 16-expert och grundare av Leasify, är en grundläggande princip att inte vänta till avtalets slutskede för att göra en omvärdering. Om du mot slutet av avtalet upptäcker att både tillgången och skulden är nästan helt avskriven, men vet att användningen av lokalen kommer att fortsätta är det missvisande att inte agera.

– En bra tumregel kan vara att omvärdera viktiga och större avtal ungefär 24 månader innan de löper ut, för att säkerställa relevanta tillgångar och skulder. Som ett alternativ kan ni överväga att utforma en policy som tydligt specificerar tidpunkter för omvärdering.

Vid en omvärdering beräknas en ny skuld baserat på alla kända avgifter för den nya förlängningsperioden. Skillnaden mellan den nya skulden och den ursprungliga skulden vid omvärderingstillfället blir en omvärderingssumma, som sedan proportionellt justerar tillgången och skulden för framtiden.

Att bedöma varaktigheten med hänsyn till verksamhetens behov
Att bedöma varaktigheten för leasingavtal kräver en nyanserad förståelse av bolagets olika verksamhetsområden. Till exempel, när det gäller ett huvudkontor där betydande investeringar gjorts i inredning och utrustning kan det vara rimligt att planera för minst en förlängningsperiod. Detta beror på de långsiktiga behoven och den större betydelsen av platsen för företagets verksamhet.

I situationer där verksamheten innefattar produktion, exempelvis i en fabrikslokal med tunga maskiner och utrustning blir bedömningen ännu mer komplex.

– Ett initialt avtal på 60 månader kan mycket väl kräva att man överväger flera förlängningsperioder redan från början. Den stora investeringen och behovet av kontinuitet i produktionen gör att det ofta är osannolikt att man enbart planerar för en kortare tids användning av lokalen.

Å andra sidan för mindre kontor eller säljkontor, där behoven kan vara mer flexibla och förändras snabbare är inte alltid samma långa förbindelser nödvändiga.

– I detta fall kan det vara mer lämpligt att anta en försiktigare inställning till förlängningsbedömningarna – istället för att automatiskt fördubbla den förväntade avtalslängden.

Richard avslutar med att belysa att man inte bör vara rädd för att justera avtalstiderna.

– Det är fullt möjligt att korta ner avtalsperioden om omvärderingen visar att det skulle minska företagets redovisade tillgångar och skulder. En sådan strategisk justering kan vara fördelaktig, särskilt i situationer där framtida behov är osäkra eller förväntas förändras.