Alle selskaper som følger den internasjonale regelverket IFRS, må rapportere etter leasingstandarden IFRS 16, som ble innført i 2019. Det betyr at selskapene må ta opp alle typer leieavtaler i balansen som eiendeler eller gjeld, noe som fører til mange utfordringer.

– Det er hovedsakelig kompleksiteten i IFRS 16 som skaper problemer for selskapene. I løpet av leieavtalens løpetid oppstår det en midlertidig forskjell mellom eiendelssiden og gjeldssiden. Mellomlegget blir et midlertidig resultat av leien som beveger seg under avtalens løpetid, og det blir derfor mange poster å holde styr på i en avtale, forklarer Richard Nilsson, grunnlegger av tech-selskapet Leasify.

Store konsekvenser

Det som kan gjøre IFRS 16-rapporteringen virkelig komplisert er hvis det skjer endringer i løpet av avtalens løpetid. For eksempel hvis avtalen skal indekseres, forlenges, utløper eller avsluttes tidligere enn planlagt.

– Mange selskaper håndterer leieavtalene sine i et regneark, men det varsler ikke om endringer. Det betyr at noen stadig må oppdatere regnearket slik at eiendelen og gjelden fortsetter å gjenspeile virkeligheten. Det er ikke bare tidskrevende, men øker også risikoen for at feil bygges inn. En liten unøyaktig tall kan få store konsekvenser i regnskapet, sier Richard Nilsson og legger til:

– Det er ofte bare en person i selskapet som har oversikt over regnearket – og hvis den personen er fraværende i en periode eller slutter, har selskapet plutselig ingen oversikt over leieavtalene sine.

Glemmer å si opp avtaler

Å ikke holde styr på leieavtalene kan bli kostbart. Det er vanlig at selskaper glemmer å si opp avtaler som deretter forlenges automatisk.

– Forestill deg for eksempel at dere går glipp av fristen for oppsigelse av en leiekontrakt for kontorlokaler som dere ifølge vilkårene må si opp ett år før det løper ut. Da kan det føles veldig surt å betale for lokaler dere ikke trenger i flere år, sier Richard Nilsson og fortsetter:

– Mange selskaper tror at de har kontroll på oppsigelsestidene for avtalene sine. Men hvis dere ikke har et godt avtalesystem for å kontrollere dette, er det umulig. Det blir veldig dyrt å mislykkes ved å ha avtaler som dere egentlig skulle sagt opp. Mange ganger ser selskaper varer og ansatte som de store kostnadene i selskapet, og tenker ikke på at det også påfører kostnader å ikke ha kontroll på avtalene sine.

Vanskelig å besvare revisorenes spørsmål

Siden de fleste bedrifter prioriterer andre oppgaver fremfor sin IFRS 16-regnskapsføring, blir den ofte utført i siste liten. Dette resulterer ikke bare i unødvendige feil, men betyr også at mange bedrifter tilbringer mye tid sammen med revisorene sine. Tid som de egentlig kunne brukt på andre oppgaver. 

– Hvis dere ikke har kontroll på avtalene og tallene ned på detaljnivå, kan det være vanskelig å besvare revisorenes spørsmål. Derfor har dere mye å vinne på å dokumentere leasingavtalene på en korrekt måte. 

Ifølge Richard Nilsson bør alle ha en struktur for dokumentasjon av leasingavtaler som sikrer at viktige frister ikke blir glemt, for eksempel siste dag for oppsigelse av en avtale. 

– Sørg alltid for å legge inn nye avtaler umiddelbart når dere inngår dem. Det er også viktig å revurdere avtalene i regnskapet i god tid hvis dere for eksempel skal forlenge dem. Fremfor alt er det viktig å kontinuerlig dokumentere avtalene, noe som dessverre kan være både utfordrende og tidskrevende hvis det gjøres manuelt i et regneark.

Ønsker dere å automatisere deres IFRS 16-regnskapsføring? Leasifys webbaserte SaaS-tjeneste gjør IFRS 16-rapporteringen enkel, effektiv og smart.