Alle større svenske selskaper må anvende Local GAAP, med unntak av børsnoterte selskaper som rapporterer etter IFRS. Selskaper som rapporterer etter Local GAAP trenger ikke å føre opp operationelle leasingavtaler som eiendeler i sin balanse, bare de finansielle leasingavtalene. De operationelle leasingavtalene skal i stedet oppføres som en notis i årsrapporten.
– Hvis man inngår en operationell leasingavtale, betaler man leie for å bruke objektet, for eksempel IT-utstyr, i en avtalt periode. Fordelen med å eie kontoret i dette tilfellet tilfaller altså leasingsselskapet. Når det gjelder finansiell leasing, leaser man eiendelen, for eksempel en bil, i en bestemt avtaleperiode og med en bestemt restverdi. Hvis det dreier seg om leasing av biler, er det vanlig at man selger bilen etter utløpsdatoen for avtalen, forklarer Richard Nilsson, grunnlegger av Leasify.
Största utmaningen med K3
Enligt Richard Nilsson kan det ibland uppstå frågetecken kring om ett leasingavtal ska klassas som operationellt eller finansiellt, men han menar att den största utmaningen med K3 är att redovisa alla förändringar som sker under avtalets gång.
– Om ett leasingavtal ska förlängas, avslutas eller löper ut blir det mycket att hålla reda på för ett företag, speciellt om man hanterar många avtal manuellt i ett kalkylark. Trots att ett K3-bolag behöver ha extra koll på sina finansiella leasingavtal kan även de operationella avtalen skapa utmaningar för företagen. Exempelvis behöver man ha koll på sina hyresavtal och när det sker en indexering för att kunna redovisa en korrekt not – annars kommer inte beräkningarna för framtida betalningar att stämma.
"Risikoen for feil i rapporteringen er stor"
Det som ofte gjør Local GAAP-rapporteringen enda mer omfattende er hvis man venter til slutten av regnskapsåret med å se over leasingavtalene.
- Problemet er at man da må gå gjennom hva som har skjedd med alle avtalene i løpet av året. Det kan kanskje gå hvis man bare har noen få avtaler, men det blir veldig omfattende å rapportere alle endringer hvis man har ti-talls eller kanskje hundrevis av avtaler. Risikoen for feil i rapporteringen er stor, forklarer Daniel Wihlborg, salgssjef hos Leasify.
- Løsningen er å dokumentere avtalene kontinuerlig gjennom hele året. Det vil si å legge til nye avtaler når de skrives, evaluere avtaler som skal forlenges, oppdatere avtaler som får nye avgifter eller vilkår, og fjerne avtaler som skal avsluttes. Men dessverre er det ofte en utfordring når avtalene håndteres i et regneark, legger Richard Nilsson til.