Från Excel till struktur – så hanterar HiQ IFRS 16 med Leasify
Med 25 dotterbolag och leasingavtal i flera länder ställdes HiQ inför ökande krav på kontroll och uppföljning i sin IFRS 16-redovisning. Genom att implementera Leasify har koncernen skapat en mer enhetlig, transparent och tillförlitlig hantering av leasingredovisningen på koncernnivå.
Om HiQ
HiQ är en techkonsultkoncern med rötter i Sverige som grundades för drygt 30 år sedan av fyra konsulter. Sedan dess har bolaget vuxit till att i dag omfatta cirka 1 600 mjukvaruutvecklare och specialister med verksamhet i Sverige, Tyskland och Finland.
HiQ arbetar brett med digital transformation inom en rad olika branscher; några exempel är bank och finans, försvarsindustrin och den offentliga sektorn. Uppdragen omfattar bland annat utveckling av digital infrastruktur för offentliga tjänster, betalningslösningar samt avancerade lösningar inom automatiserade och självkörande fordon, som bidrar till att öka produktsäkerhet inom svensk industri och medtech-lösningar.
Klara Fröjdh arbetar som Group Financial Controller på HiQ. I sin roll sitter hon på koncernnivå och ansvarar bland annat för att samla in och sammanställa rapportering från koncernens totalt 25 dotterbolag. Rapporteringen används bland annat som underlag för koncernens IFRS 16-redovisning.
Klara har en gedigen bakgrund inom revision. I samband med införandet av IFRS 16 arbetade hon aktivt med att stötta sina dåvarande kunder i implementeringen och tolkningen av regelverket, vilket lade grunden för hennes kompetens inom leasingredovisning. Den erfarenheten tar hon med sig in i sin nuvarande roll på HiQ och i sitt arbete med Leasify.
Utmaningarna innan Leasify
När Klara började arbeta på HiQ stod det snabbt klart att den tidigare hanteringen av leasingredovisningen, som till stor del byggde på Excel inte var tillräckligt ändamålsenlig för koncernens behov.
– Den lösning vi hade fungerade helt enkelt inte tillräckligt bra. Vissa moment som krävs i leasingredovisningen går inte att hantera i Excel, till exempel indexuppräkningar eller förändringar i leasingkontrakt över tid. Vi har dessutom utländska bolag där avtalen ibland är utformade på andra sätt, vilket ökade komplexiteten ytterligare, berättar Klara.
Trots att HiQ arbetade med genomtänkta mallar var beräkningarna komplexa och fyrkantiga, vilket gjorde dem svårare och mer tidskrävande att verifiera och följa upp.
– Man kände helt enkelt inte att alla förändringar i kontrakten alltid speglades korrekt. Det innebar en risk att eventuella fel inte upptäcktes, fortsätter Klara.
Därför väcktes behovet av en mer robust och strukturerad lösning, och arbetet med att utvärdera alternativ inleddes.
Bättre överblick och stärkt kontroll med Leasify
När HiQ utvärderade olika systemstöd för leasingredovisning var Leasify ett av flera alternativ. Eftersom koncernen redan använde DBI Provider som är en samarbetspartner till Leasify kom Leasify tidigt upp som ett rekommenderat val.
Efter att ha jämfört olika lösningar föll valet på Leasify.
– Leasify upplevdes som väldigt användarvänligt, logiskt uppbyggt och interaktivt. Sammantaget kändes det som den bästa lösningen av dem vi utvärderade, säger Klara.
I samband med införandet av Leasify tog HiQ också ett större omtag kring sina interna processer och kontroller kopplade till leasingredovisningen. Det har lett till tydliga förbättringar i både struktur och uppföljning.
– Vi införde många nya interna kontroller när vi gick över till Leasify, och det har gjort stor skillnad. I dag har vi en helt annan överblick över våra leasingkontrakt och hur de följs upp, berättar Klara.
Alla leasingavtal finns nu samlade i ett och samma system, vilket har förenklat uppföljningen avsevärt jämfört med tidigare.
– Tidigare var informationen mer utspridd. Nu är det mycket enklare att följa upp kontrakten och snabbt se om något har förändrats. Om något avviker går det lätt att identifiera vad som har hänt och bedöma om förändringen är rimlig. Sammantaget har våra rimlighetsbedömningar blivit avsevärt bättre, avslutar Klara.