HSB MälarDalarna förenklar K3-leasing med Leasify
Med manuella modeller, pärmar och tidskrävande bokslutsarbete växte behovet av ett tydligare systemstöd. Sedan två år tillbaka använder HSB MälarDalarna Leasify för leasingredovisning och avtalshantering. Resultatet har blivit bättre underlag till bokslutet, mindre handpåläggning och en tryggare överblick över avtalen.
Om HSB MälarDalarna
HSB MälarDalarna är en av HSB-föreningarna i Sverige och har sitt verksamhetsområde i Västmanland, Dalarna och Örebro län. Föreningen är kooperativ och arbetar främst med förvaltning av bostadsrättsföreningar, men hjälper även andra fastighetsägare. Verksamheten omfattar ekonomisk förvaltning, fastighetsskötsel, förvaltartjänster och energitjänster.
– Kort sagt hjälper vi föreningar med det mesta de behöver stöd i. Utöver detta äger vi även en del hyresrätter och utvecklar nya bostadsrättsföreningar, berättar Joakim Isberg, ekonomi- och finanschef på HSB MälarDalarna.
Sedan två år tillbaka använder HSB MälarDalarna Leasify i arbetet med leasingredovisning och avtalshantering.
Så sköttes leasingen innan Leasify
Joakim berättar att arbetssättet före Leasify var både manuellt och tidskrävande. Avtalen låg samlade i en fysisk pärm, och leasingredovisningen byggde på två separata modeller, en egenutvecklad och en annan som inte alls var särskilt användarvänlig. Det gjorde att processen blev tung, tidsödande och svår att få överblick över. Behovet av ett systemstöd som kunde ge mer struktur och mindre handpåläggning växte därför fram.
När Joakim sedan drev införandet av Leasify på HSB MälarDalarna var målet att skapa ett mer effektivt och strukturerat arbetssätt inför årsredovisningen. Samtidigt behövde även den bredare avtalshanteringen bli tydligare och mer överskådlig.
– Vi upplevde Leasify som ett lättanvänt system som gav oss kontroll på leasingavtalen och samtidigt stöttade vår avtalsadministration. Det blev två viktiga delar i ett och samma system, vilket kändes både smidigt och effektivt, säger Joakim.
Han lyfter också enkelheten som en avgörande faktor i valet av Leasify.
– En av de främsta anledningarna till att valet föll på Leasify var att plattformen är så enkel att arbeta i. Systemet ger en tydlig och automatiserad beräkning som går att använda direkt i redovisningen, och just den smidigheten gjorde att vi fastnade för Leasify, berättar Joakim.
En smidig start med rätt stöd
Joakim beskriver onboardningen som smidig och trygg – särskilt i början när den största mängden avtal skulle in i systemet.
– Vi började med att få hjälp att läsa in avtalen för leasingredovisningen. Det var en stor mängd avtal som låg till grund för redovisningen, och stödet i uppstarten gjorde processen både snabbare och säkrare, säger Joakim.
När grunden var på plats kom de i gång med avtalshanteringen lite senare. Den delen har de därefter till stor del skött själva, och Joakim lyfter hur enkelt det är att arbeta i Leasify:
– Det är lätt att lägga in och hantera avtal i Leasify. Därför kändes det tryggt att ta över den delen internt, även när nya avtal tillkommer.
Förbättrad redovisning och avtalshantering hos HSB MälarDalarna
Joakim beskriver att Leasify har bidragit till tydliga förbättringar i leasingredovisningen.
– Vi har fått högre kvalitet på underlagen till bokslutet, vilket är en stor förbättring. Dessutom behöver vi inte lägga lika mycket tid på bokslutsarbetet kopplat till leasingavtalen, vilket sparar väldigt mycket tid, säger han.
När det kommer till avtalshanteringen lyfter han framför allt att arbetet blivit mer strukturerat och lättare att ha koll på. De har fått en tydligare överblick, särskilt kring uppsägningar och viktiga datum.
– Genom att avtalen ligger i systemet missar vi aldrig något, eftersom vi får påminnelser när det är dags att agera. Det skapar både trygghet och effektivitet, berättar Joakim.
Joakim: ”Jag skulle absolut rekommendera Leasify till andra”
På frågan om han skulle rekommendera Leasify till andra svarar Joakim:
– Jag skulle absolut rekommendera Leasify till andra. Framför allt eftersom systemet underlättar och sparar mycket tid i bokslutsarbetet, samtidigt som underlagen blir bättre – i alla fall för vår del.
Han avslutar med att säga:
– Leasify har fungerat väldigt bra och varit ett stort stöd i arbetet.