Alle virksomheder, der følger den internationale standard IFRS, skal rapportere i henhold til leasingstandarden IFRS 16, der blev indført i 2019. Dette betyder, at virksomhederne skal inkludere alle typer af leasingaftaler som aktiver eller passiver i balancen, hvilket medfører en række udfordringer.

Det er især kompleksiteten i IFRS 16, der skaber vanskeligheder for virksomhederne. I løbet af leasingaftalens løbetid opstår der en midlertidig forskel mellem aktivers og passivers side. Forskellen bliver et midlertidigt resultat af leasingen, som ændrer sig i løbet af aftalens løbetid. Derfor er der mange poster, der skal holdes styr på i en aftale, forklarer Richard Nilsson, grundlægger af tech-virksomheden Leasify.

Store konsekvenser

Det, der kan gøre IFRS 16-rapporteringen virkelig kompliceret, er, hvis der sker ændringer i løbet af aftalens løbetid. For eksempel, hvis aftalen skal indeksreguleres, forlænges, udløber eller afsluttes tidligere end planlagt.

”Mange virksomheder håndterer deres leasingaftaler i et regneark, men det advarer ikke om ændringer. Det betyder, at nogen hele tiden skal opdatere regnearket, så aktiver og passiver fortsat afspejler virkeligheden. Det er ikke kun tidskrævende, men øger også risikoen for fejl. En lille forkert tal kan have store konsekvenser i regnskabet,” siger Richard Nilsson og tilføjer:

”Ofte er der kun én person i virksomheden, der har styr på regnearket – og hvis den person er fraværende i en periode eller stopper, har virksomheden pludselig ingen overblik over sine leasingaftaler.”

At glemme at opsige aftaler

At miste overblikket over sine leasingaftaler kan blive dyrt. Det er almindeligt, at virksomheder glemmer at opsige aftaler, der derefter automatisk forlænges.

”Forestil jer, at I f.eks. overser deadline for opsigelse af en lejeaftale for kontorlokaler, som I ifølge vilkårene skal opsige et år før udløb. Så kan det virkelig føles surt at betale for lokaler i flere år, som I ikke har brug for,” siger Richard Nilsson og fortsætter:

”Mange virksomheder tror, at de har styr på deres aftalers opsigelsesfrister. Men hvis I ikke har et godt aftalesystem til den kontrol, er det umuligt. Det bliver meget dyrt at fejle ved at have aftaler, som I egentlig skulle have opsagt. Mange gange ser virksomheder varer og personale som de store omkostninger i virksomheden og tænker ikke på, at det også driver omkostninger at miste overblikket over sine aftaler.”

Svært at besvare revisorernes spørgsmål

Fordi de fleste virksomheder prioriterer andre opgaver over deres IFRS 16-rapportering, udføres den ofte i sidste øjeblik. Det medfører ikke kun unødvendige fejl, men betyder også, at mange virksomheder bruger meget tid sammen med deres revisorer. Tid, som de egentlig kunne have brugt på noget andet.

”Hvis I ikke har styr på jeres aftaler og tal ned på detaljeniveau, kan det være svært at besvare revisorernes spørgsmål. Derfor har I meget at vinde ved at dokumentere leasingaftalerne på en korrekt måde,” siger Richard Nilsson.

Ifølge ham bør alle have en struktur for dokumentationen af leasingaftaler, der sikrer, at vigtige deadlines ikke bliver overset, f.eks. sidste dag for opsigelse af en aftale.

”Sørg altid for at indtaste nye aftaler direkte, når I opretter dem. Det er også vigtigt at omvurdere aftalerne i regnskabet i god tid, hvis I f.eks. vil forlænge dem. Især er det vigtigt, at dokumentationen af aftalerne udføres kontinuerligt, hvilket desværre kan være både udfordrende og tidskrævende, hvis det udføres manuelt i et regneark.”

Ønsker I at automatisere jeres IFRS 16-rapportering? Leasifys webbaserede SaaS-tjeneste gør IFRS 16-rapporteringen enkel, effektiv og intelligent.