Et selskap som håndterer titalls, hundrevis eller kanskje tusenvis av leasingavtaler i en regneark har ofte vanskelig for å holde seg oppdatert om hvordan avtalene ser ut. Men for å kunne rapportere i henhold til IFRS 16, er det nødvendig å ha kontroll på alle avtalene.
– Selskaper som ikke har kontroll på sine leasingavtaler og tall ned til detaljnivå har ofte vanskelig for å besvare revisorenes spørsmål, noe som betyr at de må bruke mye mer tid på IFRS 16-rapporteringen enn de ønsker, sier Richard Nilsson, grunnleggeren av tech-selskapet Leasify.
Store konsekvenser
Ifølge Daniel Wihlborg, salgssjef hos Leasify, er det mulig å bygge et regneark for leasingavtal som er korrekt. Men på grunn av menneskelig feil vil det likevel oppstå mindre feil – som kan få store konsekvenser.
”Hvis det er en manuell feil i beregningene i regnearket du bruker, kan det resultere i at du rapporterer mye større summer enn du burde. Tenk deg for eksempel at du har en bilflåte på omtrent 50 biler som i gjennomsnitt koster 200 000 kroner hver. Fordi leasinggjelden ender på omtrent 10 millioner kroner, kan det oppstå virkelig store feil hvis den ikke er riktig beregnet,” forklarer han.
Dyrt å gå glipp av frister
Det er ikke bare feilaktige tall som kan føre til store kostnader for selskaper. Å ikke ha kontroll på fristene for oppsigelse av avtalene kan også bli dyrt.
”Selv om det vanligste er at selskaper går glipp av frister for mindre leasingavtaler, som for eksempel kaffemaskiner, skjer det også at man glemmer større avtaler,” sier Richard Nilsson.
Hvis du for eksempel leaser utstyr til selskapet ditt i 48 måneder og betaler en oppstartshyra mellom leveringsdato og startdato i to måneder, øker rentekostnadene med 2 prosent. Hvis du går glipp av å si opp avtalen i tide og blir pålagt en forlengelse på 12 måneder, øker rentekostnadene med hele 10 prosent. Et objekt til en halv million kroner blir da cirka 160 000 kroner dyrere.
”Dette kan altså dreie seg om veldig mye penger, noe som kanskje er enda viktigere å tenke på i disse tider når det gjelder å holde kostnadene nede,” avslutter Richard Nilsson.
