De fleste bedrifter som rapporterer etter Local GAAP-standard venter til slutten av regnskapsåret før de ser over leasingavtalene sine. Men risikoen for feil rapportering øker hvis dere venter til siste minutt med å gjennomgå hva som har skjedd i hvert enkelt avtale i løpet av året.
– I en finansiell leasingavtale har dere en gjeldspost som reduseres med avdrag og en eiendomspost som reduseres gjennom avskrivninger. Det oppstår dermed en midlertidig forskjell som skal rapporteres som resultat i leasingen – og på denne skal det deretter pålegges skatt. Det blir rett og slett mange poster å holde styr på, forklarer Richard Nilsson, grunnleggeren av Leasify.
Vanskelig å håndtere regneark
Rapporteringen blir enda mer kompleks hvis en avtale for eksempel avsluttes tidlig eller forlenges. Da vil dere til slutt sitte igjen med et stort og vanskelig å håndtere regneark, og det blir en utfordring å sette alt sammen til en korrekt årsrapport.
– For en enkelt leasingavtale må dere gjøre en beregning av leieavgiftene måned for måned, og dere må også finne ut hva renter og avdrag blir. Det handler altså om minst 20 forskjellige beregninger per leasingavtale per måned, og mange bedrifter har hundrevis av forskjellige avtaler å rapportere.
Oppdater kontinuerlig
For å unngå å få feil resultat i K3-rapporteringen, trenger dere først og fremst et regneark per avtale – som dere alltid oppdaterer når det skjer endringer.
– Det er viktig at dere gjør disse korrigeringene kontinuerlig. Hvis dere gjør det i hver enkelt avtale, samtidig som dere har en fil der dere samler alle tallene, kan dere få det til å stemme, sier Richard Nilsson.
– Men filen dere har bygget opp vil fortsatt være veldig følsom. Dette fordi den for eksempel ikke har noen innebygde automatiske kontroller eller varsler om noe ikke balanserer. Og selv om dere har bygget opp et profesjonelt regneark, må dere fortsatt regne med at det vil være tidkrevende å jobbe i det, legger han til.
